• - 02 Septembre 2019

Voyageurs d’affaires : comment bien préparer et organiser ses déplacements ?

Voyageur d’affaires, c’est un métier à part entière. Un voyageur d’affaires poursuit différents buts avec souvent un motif commercial. Ce n’est pas un déplacement de tout repos avec les négociations et les contrats qu’il est nécessaire d’assurer. De ce fait, il est important de bien préparer moralement et matériellement ses déplacements pour le succès de la mission.

Bien se préparer la veille

Afin de ne pas commencer sa journée épuisée, il est conseillé de terminer tous les préparatifs la veille du départ, au plus tard. Il est nécessaire de bien vérifier ses bagages ainsi que tous les papiers administratifs indispensables au bon déroulement du voyage. Pour pouvoir ménager un peu de temps libre et éviter le stress que peut occasionner les retards de transports, il est conseillé de partir un peu plus tôt que le jour du commencement de la mission. Pour maintenir sa forme, il est également conseillé de bien manger et de boire beaucoup d’eau.

Voyager léger

Pour optimiser ses déplacements, il est plus pratique et plus facile de voyager léger. D’ailleurs, un voyage d’affaires ne dure généralement pas des semaines. Ainsi, une valise cabine peut suffire pour prendre tous ses éléments indispensables avec soi. Cela évite la perte de temps en aéroport pour l’enregistrement des bagages. Il y aura également moins de risques de pertes et le voyage sera moins stressant. Par ailleurs, les bagages à main doivent contenir les objets de valeurs ainsi que tous les documents essentiels à la réalisation de la mission.

Avant de préparer la valise, il sera nécessaire de jeter un petit coup d’œil sur la météo de la ville de destination afin d’éviter les mauvaises surprises. Se renseigner sur la culture professionnelle du pays pour que sa présentation soit en accord avec ses partenaires commerciaux serait aussi une bonne idée.

Déléguer la préparation de son voyage d’affaires

Organiser un déplacement professionnel n’est pas une mince affaire surtout pour une personne qui peut avoir plusieurs rendez-vous en une journée. Ainsi, pour qu’il n’y ait aucun oubli ou des erreurs comme les papiers incomplets, un retard du vol ou encore un hôtel insatisfaisant, la meilleure solution est de confier l’organisation de son voyage à un professionnel. Il existe des plateformes qui peuvent préparer votre voyage dans son intégralité y compris les moyens de déplacement dans le pays de destination. En effet, le transport est à ne pas négliger. Il faut un moyen de transport disponible pour se rendre aux réunions et éviter les retards. D’ailleurs, il faudra également se renseigner sur la circulation et les horaires des bouchons de votre destination.

Anticiper les imprévus

Bien que tous les préparatifs soient au point, des imprévus peuvent toujours survenir. Pour éviter les mauvaises surprises, il est nécessaire de faire une dernière vérification la veille du départ comme la réservation du logement ou de l’avion. Il faut également prendre des précautions au cas où il y aurait une annulation du vol. Il faut penser à laisser des consignes aux collègues de bureau pour qu’ils puissent prendre le relais durant votre absence. Enfin, il est également préconisé de disposer d’une copie numérique de ses documents personnels et professionnels en cas de pertes ou de vol.

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