• Résidence Bordeaux,Résidence Montpellier,Résidence Toulouse - 02 Octobre 2023

Pourquoi faire appel à un agent de voyages d'affaires ?

Organiser un voyage d’affaires n’est pas une mince affaire. En plus de l’hôtel pour voyage d’affaires, d’autres réservations sont à faire, comme le transport, et des démarches administratives sont aussi à réaliser. Bref, vous pouvez être rapidement submergé avec tous les besoins et les dépenses à prendre en compte. Pour faciliter les processus de planification de vos déplacements professionnels, sollicitez les services d’un agent de voyages d’affaires.

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Quelle est la mission d’un agent de voyages d’affaires ?

Aussi appelé chargé de voyage d’affaires, l’agent de voyages d’affaires s’occupe de tous les préparatifs des déplacements professionnels. 

C’est donc à lui qu’incombe la réservation de l’hébergement des personnes en déplacement. Selon le choix et le budget de l’entreprise, il peut s’agir d’un hôtel ou d’un appart-hôtel. L’appart-hôtel est de plus en plus apprécié par les entreprises surtout si des réunions, des séminaires ou des rendez-vous d’affaires sont à organiser. Ce type d’hébergement propose en effet plusieurs studios meublés en location aux professionnels, des services similaires à un hôtel et des salles de réunions. 

L’agent de voyage d’affaires s’occupe également de la réservation des vols, mais aussi de l’organisation des visas et l’assistance durant le séjour des employés lors de leur déplacement professionnel. Ce dernier gère également les différentes responsabilités liées au devoir de diligence. Dans le cas d’un voyage de bleisure, une entreprise peut également confier à l’agent la création et la planification des itinéraires de voyage.

En tant que professionnel des déplacements professionnels, ce dernier doit aussi être en mesure de créer des politiques de voyage selon les besoins d’une entreprise. En plus de rester conforme à la politique de l’entreprise, il doit s’assurer de la sécurité des voyageurs. C’est aussi à lui de conseiller ses employeurs sur les documents de voyage à fournir, les assurances et les différentes réglementations liées à l’import/export.

Ses compétences 

L’agent doit bien évidemment avoir une expérience confirmée afin de répondre aux attentes des entreprises. Il doit également parfaitement connaître les règles régissant les voyages internationaux, mais aussi les devises et les douanes. Ses compétences en communication et en négociation sont aussi très sollicitées.

Quels sont les avantages pour les entreprises ?

Pour une entreprise devant envoyer régulièrement ses employés en voyage, faire appel à un agent de voyage d’affaires présente de réels avantages. Celle-ci peut être certaine que le budget consacré aux déplacements professionnels est bien respecté. L’agent leur propose normalement les meilleures offres et remises, notamment sur l’hébergement, le transport, la restauration, etc. 

Les clients sont aussi soulagés des divers processus de dépenses complexes comme la gestion de la paperasse ou les éventuelles demandes de remboursement. Tous vos besoins spécifiques sont pris en compte et chaque déplacement est adapté à vos exigences. 

En cas de soucis durant un déplacement professionnel, les voyageurs peuvent également contacter directement l’agent en charge du voyage. C’est à lui de s’occuper de la réorganisation du transport, par exemple. C’est également au chargé de voyage d’affaires de communiquer les consignes des sécurités spécifiques à chaque ville ou pays.